Determinar la Factibilidad y el Manejo de las Actividades de Analisis y Diseño de Proyectos

Cada recurso especificado mediante 4 características:

1) Descripción de Recursos

2) Informes de Disponibilidad

3) Fecha cronológica en la que se requiere el recurso

4) Tiempo en el que sera aplicado el recurso

B)Estudio de la factibilidad: es importante determinar que sistema solicitado sea factible. Cuando se realiza una investigación preliminar se toman 3 aspectos relacionados:

*Factibilidada Técnica: El trabajo que puede relizarse con el equipo actual?; ¿La tecnología existente de software y el personal disponible?; ¿En caso de necesitar nueva tecnología, cual es la posibilidad de desarrollarla?

*Factibilidad Económica: Al crear el sistema ¿ Los beneficios que se obtienen son suficientes para aceptar los costos?; ¿Sera que la inversión económica permitirá obtener buenos resultados.

*Factibilidad Operacional: Si se desarrolla o implementa el sistema ¿Sera utilizado el sistema, existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que de como resultado una disminución de los posibles beneficios de la administración.

El estudio de la factibilidad lo lleva a cabo un pequeño equipo de persona (en ocaciones uno o dos) que esta familiarizado en técnicas de sistema de información; dicho equipo comprende parte de la empresa que participara (clientes) y experta en los procesos de análisis y diseño de sistema.

C)Recolección de Datos: Se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los S.I. los cuales pueden ser; entrevista, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

< La Entrevista: Se utiliza para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios del Sistema Existente, usuarios potenciales del sistema propuesto a aquello que proporcionaran datos o serán afectados por la aplicación propuesta.

Cuestionario: Estos proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; sin embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiadas en algunas situaciones y en otras no. Al igual que la entrevista deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

La Observación: Consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tienen amplia aceptación científica, los sociólogos, psicólogos e ingenieros industriales utilizan exactamente esta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización.

Elementos de un Plan de Proyecto

1._Plan de Fase: Es discutir cuales son las etapas que se llevaran a cabo durante el diseño, desarrollo e implementación de un proyecto. En esta se estudian las demás fases que se deben cumplir para llegar al final del proycto.

2._Plan de Organización: Consiste es organizar todos los recursos necesarios para poder desarrolloar el proyecto, estos recursos son tanto económicos, materiales como el recurso humano necesario para poder desarrollar el proyecto.

3._Plan Metodológico: En esta fase el grupo de desarrollo dispone de un biblioteca organizada de documentos relativos al proyecto. Una vez contituida la biblioteca, el grupo de desarrollo se ocupara de estudiar esta documentación para obtener una primera aproximación sobre el proyecto; aqui se cumplen las siguientes etapas:

A)Recopilar Documentos: se recopila toda la información referete al proyecto

B)Organizar Documentos: Al finalizar la recopilación de documentos el gerente de proyectos asignara a una o más personas para que se encarga de organizar la biblioteca.

C)Estudiar Documentación: Despues de haberse organizado la bilbioteca el grupo de didica a estudiar dicha documentación, el objetivo de este estudio es familiarizarse con el Sistema Actual antes de iniciar un sistema formal.

4._Plan de Adiestramiento: Es la fase de la preparación de las diferentes actividades que se llevaran a cabo para adiestrar alpersonal en el uso del Sistema, se tiene que considerar a quien se va a adiestrar:

Usuarios Indirectos del Sistema

Usuarios Directos del Sistema

Cada tipo de usuarios tiene diferentes tipos de expectativas y habilidades, normalmente los trabajadores que ejercen el rol de instructores son:

==>Vendedores

==> Analistas que conocen el sistema

==>Instructores externos

==>Instructores Internos


5._Plan de Administración de Recursos y Configuración: Esta Fase consiste en que le gerente de proyectos deba administrar de forma adecuada todos los recursos tanto materiales, económicos y humanos en el desarrollo de proyectos, a fin de reducir los gastos y obtener los mejores resultados.

6._Plan de Documentación: Consiste en la fase de crear y diseñar todas las documentos que presenta el sistema, para su manejo este se divide en:

==>Del sistema /Interna o (Prográmas) y extenos (Diagrama de Figura) diagrama de blokes entre otros.

==>Del usuarios /Ipertexto, tutoriales, ayuda en linea y manual del usuario

7._Plan de Pruebas: Consiste en crear toda y cada una de las estapas de las posibles pruebas que han de frealizarse al sistema; entre estas actividades estan:

• ==>Planificación de Pruebas
• ==>Diseño y Contrucción de Pruebas
• ==>Ejecución de la Pruebas
• 
  

La primera de ellas se realiza durante la fase de diseño; la segunda durante la fase de construcción y la ultima se distribuye durante la fase de contrucción y pruebas previamente dichas.

Funciones de un Gerente de Proyecto

๏ Gerente de Proyecto: Un gerente de proyecto o también llamado Director de Proyecto o Encargado de Proyecto es la persona que tiene la responsabilidad total de planeamiento y ejecución acertada de cualquier proyecto. Este termino se utiliza en la Industria de la Contrucción, o arquitectura en el desarrollo de software entre otros.


Un Gerente de Proyecto debe poseer una conbinación de abilidades incluyendo una gran capasidad inquisitiva y de reconoser los posibles riesgos que afectan directamente el posible éxito del proyecto.

๏ Funciones del Gerente de Proyectos ๏

1._Planificar: Consiste de predeterminar un curso de acción para lograr los objetivos de la organización.

Entre las actividades a llevar a cabo en la planificación están:

◌Determinar lo objetivos o metas.

◌Determinar cursos de acción

◌Desarrollo de estrategias

◌Determinar cursos de acción

◌Toma de decisiones

◌Establecer procedimientos y reglas

◌Desarrollo de programas

◌Predecir situaciones futuras

◌Preparar presupuestos

◌Documentar lo planes de proyectos


2._Organizar: Consiste en arreglar y relacionar el trabajo para lograr los objetivos y para delegar responsabilidades y para lograr los objetivos.

Actividades por la Organización:

◌Identificar y agrupar las tareas requeridas

◌Seleccionar y establecer las estructuras organizativas

◌Definir reponsabilidades y autoridad

◌Documentar estructuras organizativas


3._Dotación de Personal: Consiste en seleccionar y capacitar personal por los puestos en la organización.


Actividades que se llevan a cabo:

◌Llenar los puestos de la organización

◌Asimilar personal asignado recientemente

◌Educar el entrenar al personal

◌Hacer previciones para el desarrollo general

◌Compensar al personal

◌Documentar las decisiones a la(s) asignaciones de personal


4._Dirección: Consiste en crear una atmósfera que ayudara y motivara a la gente para lograr los resultados finales deseados, entre los pasos a realizar están:

◌ Proporcionar Liderazgo

◌Supervisar al personal

◌Delegar autoridad

◌Motivar al personal

◌Coordinar actividades

◌Faciliatar las comunicaciones

◌Resolver conflictos

◌Manejar los cambios

◌Documentar las decisiones de dirección



5._Control: Consiste en medir y corregir el rendimiento de las actividades que se dirigen hacia los objetivios, de acuerdo a la planificación; entre las actividades están:

◌Desarrollar estándares de rendimiento

◌Establecer sistemas de monitoreo e informes

◌Medir los resultados

◌Iniciar acciones correctivas

◌Premios y disciplina

Razones para Iniciar un Proyecto de Sistema de Información

Un principio fundamental en el desarrollo de un S.I para las empresas, es que las aplicaciones son herramientas y no uns instrumento que debe tenerse para utilizar la tecnológia de la información; en concecuensia los S.I deben de desarrollarse sobre la base de su propia capasidad para mejorar el desempeño de la organización. Sin embargo estas razones no significan unicamente perdidas y ganancias. La marcha de una empresa incluye también beneficios para sus empleados, clientes y otras personas con las que se tienen tratos.

Razones para Proponer un S.I.:

Las solicitudes de S.I. están motivadas por los siguientes objetivos generales:

1._Resolver un Problema: Actividades, procesos o funsiones que en la actualidad o quizás en el futuro no satisfacen los estándares de desempeño o las espectativas para lo que es necesario emprender mas acción que resuelva las dificultades.

Ejemplo: Disminuir lo numeros excesivos de errores en los datos de entrada, eliminando la extracción manual los datos de una organización.

2._Aprovechar una Oportunidad: Un cambio para mejorar o ampliar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del mercado.

Ejemplo: Capturar una base grande de clientes ofreciendo un nuevo programa para la adminitración de la empresa.

3._Dar repuesta a Directivos: Proporcionar informción en respuesta a ordenes, solicitadas o mandados originados por una autoridad, llevar a cabo tareas de cierta manera, o también cambiar la información o tal vez el desempeño.

Ejemplo: Notificar anualmente a quien corresponda utilizando formatos adecuados, los intereses obtenidos, cuentas de cheque y depositos a plazo fijo dentro de una institución Bancaria.

Para poder alcanzar estos objetivos la empresa debe emprender proyectos por una o mas razones:

LAS CINCO "C"

CAPACIDA

CONTROL
COMUNICACIÓN

COMPETITIVIDAD
COSTO

Influencia de la organización en el Diseño de un Sistema de Información

Estilo de Liderazgo: el estilo de liderazgo puede influir

sobre la apertura o confidencialidad de la organización.

El liderazgo puede considerarse como la manera de ejercer la autoridad y la habilidad para influir sobre otros miembros.

Cuando se evalúa el liderazgo, es necesario considerar la relación entre el líder y su seguidores y evaluar la manera como impacta sobre ellos el estilo de líder, ya que el liderazgo no fluye en una solo dirección y los subordinados influyen sobre sus lideres del mismo modo ocurre a la inversa.

Tipo de Líderes

ЖLíder Afectivo: Es el que diagnostica y responde correctamente a las interrelaciones entre las características del subordinado, la conducta del grupo, la estructura del mismo y sus tareas (así como muchas otras variables de la organización).

ЖLíder Promotor: Este tipo de líder promueve el flujo de la información y consecutivamente delega las decisiones a sus subordinados, buscando un alto grado de opinión entre sus empleados.

ЖLíder Autocrático: Son aquellos en que todos los procesos realizados en la organización se canalice solo hacia ellos o hacia sus asistentes, mas que compartilos con los demás.

Niveles de la Administración de una Organización

Se puede concebir la administración de una organización en 3 formas principales y son:

☼Administración de Operaciones: Los gerentes de operaciones apoyan sus decisiones en una serie de reglas preestablecidas, las cuales al realizarse en forma correcta otorgan resultados predecibles.

Los gerentes de operaciones manejan una alta certidumbre en su toma de decisiones. Sus decisiones afectan la implantación de los programas de trabajo, el control de inventario, la recepción, y el control de procesos como la producción. Los gerentes de operaciones supervisan los detalles operativos de la organización se ejecutan oportunamente y si rebasar las restricciones de la organización.

☼Administración Media: Esta constituye el segundo plano o intermedio de los 3 niveles del Sistema Administrativo. Los gerentes de mandos intermedios toman decisiones sobre la planeación y el control a corto plazo, y de la forma de asignar los recursos, al cumplir con la meta de la organización.

Los gerentes de mandos intermedios toman decisiones en ambientes de baja certidumbre, sus decisiones van desde el pronostico de las necesidades futuras de recursos, hasta la solución de problemas laborales, que pueden afectar la productividad de la organización.

☼Administración Estratégica: También llamada logística contribuyen al de los niveles de administración. Los gerentes de logística se ubican más allá de las frontera de la organización en el tiempo o el espacio. Su toma de decisiones guiará a los gerentes deOperaciones y de Mandos Medios en sus gestiones respectivas.